Workflow · Erste Schritte
Bereiche und Arbeitsabläufe verbinden
Wie Kunden, Fahrzeuge, Leads, Dokumente und Rechnungen zusammenhängen – von der Anfrage bis zur Auslieferung.
Die wichtigsten Bezüge
Die Organisation ist dein Autohaus. Stammdaten, Zugänge, Mailkonten, Vorlagen und Integrationen gehören zu dieser Organisation. Ein Standort ergänzt den örtlichen Bezug, zum Beispiel für ein Fahrzeug.
Ein Kunde ist eine Person oder ein Unternehmen. Ein Fahrzeug hat eine eigene Akte mit technischen Daten, Fotos, Dokumenten und den zugehörigen Vorgängen. Ein Lead beschreibt eine konkrete Verkaufs- oder Ankaufsabsicht und verbindet den Kunden mit dem Vorgang, häufig auch mit einem Fahrzeug.
Ein Kunde kann mehrere Leads haben. Prüfe deshalb vor E-Mail, Vertrag oder Rechnung den ausgewählten Kunden-, Fahrzeug- und Lead-Bezug. Starte die nächste Aktion möglichst aus der passenden Kundenakte oder Fahrzeugakte.
Welchen Bereich öffne ich wann?
- Dashboard: Was steht heute an? Aufgaben, Termine und nächste Schritte.
- Fahrzeuge: Fahrzeugakte anlegen oder bearbeiten. Abgelegte Akten findest du hier unter Archiv.
- Kunden: Kontakte anlegen, Kontaktdaten und zugehörige Vorgänge nachschlagen.
- Leads: Eine konkrete Anfrage vom ersten Kontakt bis zur Entscheidung verfolgen.
- Angebote: Bereits angelegte Angebote und Reservierungen mit ihrem jeweiligen Status ansehen; die Übersicht enthält nicht nur offene Angebote.
- Aufbereitung: Sehen, welche Arbeiten an welchen Fahrzeugen offen sind.
- Aufgaben, Kalender und Notizen: Arbeit festhalten, Zeit planen und Informationen wiederfinden.
- Auslieferung: Übergabe, Unterlagen und noch offene Übergabepunkte vorbereiten.
- E-Mails & Gespräche: Gesendete oder vorbereitete Nachrichten und Gesprächsnotizen zur Akte. Dein Posteingang bleibt im bisherigen Mailprogramm.
- Dokumenteneingang: Noch nicht zugeordnete Dateien verarbeiten, etwa allgemeine Scans aus der Handy-App. Direkt einer Akte zugeordnete Handydateien findest du dort.
- Dokumente: Bereits abgelegte Unterlagen suchen und öffnen.
- Buchhaltung: Eingangsbelege wie Werkstatt- oder Ersatzteilrechnungen erfassen, bei Bedarf per KI vorbelegen und anschließend prüfen.
- Rechnungen und Verträge: Die Unterlagen erstellen, die dein Autohaus an Kunden ausgibt.
Nicht jede Rolle sieht alle Bereiche. Unter Loslegen > Wo finde ich was? und über Seite erklären in den unterstützten Bereichen findest du auch direkt in der App die nächsten Schritte.
Von der Anfrage bis zur Auslieferung
- Erfasse den Kunden und starte den passenden Lead.
- Halte Phase und nächsten Schritt in der Lead-Pipeline aktuell. Eine Wiedervorlage wird als Aufgabe sichtbar.
- Plane bei Bedarf eine Probefahrt oder bereite Angebot und Reservierung vor. Finanzierungsangaben dokumentieren den Vertriebsstand; sie sind keine Kreditzusage.
- Kläre Aufbereitung, benötigte Dokumente und die Verkaufssteuerart.
- Prüfe Vertragsentwurf und Rechnungsentwurf mit dem richtigen Kunden und Fahrzeug. Vertrag und Rechnung sind getrennte Datensätze. Die Rechnung wird erst durch die eigene Finalisierung festgeschrieben.
- Nutze die Auslieferungscheckliste für Zahlung, Unterlagen, Schlüssel, Zubehör und Übergabe. Schließe die Auslieferung nach der tatsächlichen Übergabe ab.
Die Reihenfolge hilft bei der Orientierung. Welche Schritte du brauchst, hängt vom konkreten Vorgang ab; ein Ankaufslead folgt anderen Phasen als ein Verkaufslead.
Aufgabe oder Termin?
Eine Aufgabe hält fest, was erledigt werden muss. Eine Wiedervorlage sorgt dafür, dass du einen Lead wieder aufgreifst. Ein Termin reserviert Zeit im Kalender. Für Probefahrten nutze den vorgesehenen Probefahrt-Ablauf, damit Kunde, Fahrzeug, Lead und mögliche Bestätigung zusammengehören.
Datei oder fertige Zuordnung?
Der Eingang sammelt Dateien, die noch verarbeitet werden müssen. Erst bei der Verarbeitung entscheidest du, ob daraus ein Kunden- oder Fahrzeugdokument, Fahrzeugfoto oder Eingangsbeleg wird. Ein Mail-Anhang bleibt zunächst bei der Kommunikation und wird bewusst in die passende Ablage übernommen. Die Schritte stehen unter Dokumente und Eingang.
Eingangsbeleg, Fahrzeugkosten und Ausgangsrechnung
- Ein Eingangsbeleg dokumentiert eine Ausgabe oder Lieferantenrechnung, zum Beispiel für eine Reparatur.
- Fahrzeugkosten sind Kostenpositionen zum Fahrzeug. Auch zugeordnete Eingangsbelege können bei passendem Status und aktivierter Berücksichtigung die operative Marge beeinflussen.
- Eine Ausgangsrechnung stellt dein Autohaus einem Kunden aus. Sie hat einen eigenen Entwurfs-, Finalisierungs- und Korrekturablauf.
Der Bereich Finanzen führt operative Managementwerte zusammen. Kommissionsfahrzeuge werden dabei anders als Eigenbestand behandelt. Diese Werte sind kein Bankkontostand und keine offizielle Finanzbuchhaltung.