Workflow · Verträge und Rechnungen

Rechnung finalisieren und senden

So prüfst du einen Rechnungsentwurf, vergibst die finale Nummer und versendest die archivierte PDF kontrolliert.

Kurzantwort

Öffne einen vollständig geprüften Rechnungsentwurf und wähle Finalisieren oder Finalisieren & senden. AutohausPilot prüft die Pflichtdaten erneut, vergibt die fortlaufende Rechnungsnummer, schreibt die Rechnungsdaten fest und archiviert eine private finale PDF. Danach ist die Rechnung nicht mehr normal bearbeitbar.

Vor der Finalisierung prüfen

• Organisation mit Name und vollständiger Anschrift
• Steuernummer oder USt-IdNr. der Organisation
• Kunde mit Name und vollständiger Anschrift
• Rechnungsdatum und Leistungs-/Lieferdatum
• mindestens eine inhaltlich richtige Rechnungsposition
• Steuerart, Steuersatz, Menge, Preis und Zahlungsziel
• bei einer Fahrzeugrechnung die am Fahrzeug bestätigte Verkaufssteuerart
• gegebenenfalls den richtigen Fahrzeug- und Lead-Bezug
• vollständige Druckvorschau ohne fehlende oder falsche Angaben

Bei Differenzbesteuerung nach § 25a UStG wird die Umsatzsteuer nicht gesondert ausgewiesen. Die fachlich richtige Steuerart entscheidest du beziehungsweise deine Steuerberatung.

Nur finalisieren

1. Öffne die Rechnung und wähle Vorschau / Drucken.
2. Prüfe Inhalt, Empfänger, Summen und Darstellung.
3. Kehre zur Rechnung zurück und wähle Finalisieren.
4. Lies die Bestätigung vollständig.
5. Bei der ersten finalen Rechnung eines Kalenderjahres wird die vorgesehene Startnummer im Nummernkreis angezeigt. Prüfe sie besonders sorgfältig.
6. Bestätige Finalisieren.
7. Prüfe die Erfolgsmeldung und die vergebene Rechnungsnummer.

Auf vorgedrucktes Briefpapier drucken

Ist für deine Organisation Briefpapier eingerichtet, kannst du in der Rechnung Auf Briefpapier öffnen. Die Vorschau zeigt den Papierhintergrund nur zur Ausrichtung. Beim physischen Druck wird dieser Hintergrund ausgeblendet, sodass nur der Rechnungsinhalt auf das bereits vorgedruckte Papier gelangt.

Das normale finale PDF und der E-Mail-Anhang bleiben unverändert. Bei der Finalisierung archiviert AutohausPilot zusätzlich einen eigenen Briefpapier-Druckstand mit Prüfsumme. So wird eine finale Ausgabe später nicht aus geänderten Stammdaten neu erzeugt.

Finalisieren und direkt senden

1. Wähle Finalisieren & senden.
2. Prüfe gegebenenfalls die Startnummer.
3. Prüfe unter Von das aktive Mailkonto.
4. Prüfe An, CC, BCC, Betreff und Nachricht.
5. Bestätige Finalisieren & senden erst, wenn Rechnung und Mailangaben stimmen.
6. Prüfe Erfolgsmeldung, Rechnungsstatus und den Kommunikationseintrag.

Die Rechnung wird zuerst finalisiert und erst danach versendet. Schlägt der Mailversand anschließend fehl, bleibt die Rechnung bewusst final und unverändert. Du kannst sie nach Behebung des Mailproblems erneut senden oder herunterladen.

Was bei der Finalisierung passiert

• automatische fortlaufende Rechnungsnummer
• Snapshot der Organisations-, Kunden-, Fahrzeug-, Positions- und Steuerdaten
• private finale PDF
• bei eingerichtetem Briefpapier ein separater archivierter Briefpapier-Druckstand
• gespeicherte Prüfsumme der Archivdatei
• protokollierter Finalisierungszeitpunkt und Nutzer
• Sperre gegen normale Bearbeitung und Löschung

Wenn die Aktion fehlt

Prüfe, ob der Datensatz noch den Status Entwurf hat und ob Organisationsanschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Kundenanschrift, Rechnungsdatum, Leistungs-/Lieferdatum und mindestens eine Position vollständig sind. Bei einer Fahrzeugrechnung muss außerdem die Verkaufssteuerart bestätigt sein. Prüfe zusätzlich deine Berechtigung.

Wichtige Formatgrenze

AutohausPilot erzeugt eine finale PDF-Rechnung. Strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD, PDF/A und DATEV-Export sind in diesem Stand nicht enthalten.

Berechtigung und Fahrzeugarchiv

Finalisieren und Stornieren sind für die Rollen Inhaber, Administratoren und Buchhaltung vorgesehen. Ein reiner Lesezugang kann diese Änderungen nicht ausführen.

Nach erfolgreicher Finalisierung einer passenden Fahrzeugrechnung erscheint die optionale Frage Fahrzeug jetzt archivieren?. Archivieren entfernt das Fahrzeug aus der laufenden Liste und dem aktuellen Bestand; die gesamte Akte bleibt erhalten. Später lässt das Fahrzeug unverändert. Die Rechnung ist unabhängig von dieser Wahl bereits final. Später kannst du Fahrzeug archivieren direkt an der Rechnung nutzen.

Bei Innergemeinschaftliche Lieferung (EU B2B) prüfst du die EU-spezifischen Voraussetzungen und Nachweise vor der Finalisierung selbst. Die Auswahl und eine technisch erfolgreiche Finalisierung bestätigen keine Steuerbefreiung; fehlende EU-spezifische Angaben sind keine vollständige technische Sperre.