Anleitung · Organisation und Benutzer
Organisation und Stammdaten prüfen
Welche Autohausdaten du vor Belegen, E-Mails und PDFs kontrollierst und wie vorgedrucktes Briefpapier berücksichtigt wird.
Kurzantwort
Die Organisation ist der Arbeitsbereich deines Autohauses. Dort pflegst du Firmenname, Adresse, Logo, Bank- und Steuerdaten sowie die Grundlagen für Belege, PDFs und E-Mails. Prüfe diese Daten vor dem ersten finalen Beleg und nach jeder Änderung.
Prüfe diese Daten
- Firmenname
- Adresse
- Telefon und E-Mail
- Website
- Logo und Beleglogo
- Steuerdaten
- Bankdaten
- Standardstandort
- Akzentfarbe/Branding
- bei Bedarf vorgedrucktes Briefpapier und dessen Schutzabstände
Warum das wichtig ist
Fahrzeuge, Kunden und Mitarbeiter gehören in die Organisation. Verträge, Rechnungen, PDFs und E-Mails verwenden die Organisationsdaten als Grundlage. Unvollständige Stammdaten werden deshalb schnell auf kundengerichteten Dokumenten sichtbar.
Was bei finalen Rechnungen passiert
Beim Finalisieren speichert AutohausPilot Organisations-, Empfänger-, Fahrzeug-, Positions- und Steuerdaten als festen Snapshot. Spätere Änderungen an Adresse, Bankverbindung oder Logo verändern diese finale Rechnung nicht rückwirkend. Korrigiere Fehler deshalb im Entwurf, bevor du finalisierst.
Vorgedrucktes Briefpapier
Wenn für deine Organisation ein Briefpapier hinterlegt ist, erscheint bei Rechnungen die Aktion Auf Briefpapier. Die Bildschirmvorschau zeigt das hinterlegte Papier zur Ausrichtung und hält die festgelegten Schutzabstände frei. Beim physischen Druck wird der Hintergrund ausgeblendet, damit nur der Rechnungsinhalt auf das bereits vorgedruckte Papier gedruckt wird.
Das normale Rechnungs-PDF und der E-Mail-Versand bleiben davon getrennt. Bei einer finalen Rechnung archiviert AutohausPilot zusätzlich den zugehörigen Briefpapier-Druckstand, wenn diese Funktion für deine Organisation eingerichtet ist.
Wenn Daten falsch angezeigt werden
Prüfe zuerst die Organisation, danach den konkreten Entwurf. Bei vorgedrucktem Briefpapier prüfst du zusätzlich die Vorschau und die freien Ränder. Ist ein finaler Beleg bereits falsch, ändere ihn nicht rückwirkend, sondern nutze den vorgesehenen Storno- und Korrekturweg.