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Workflow · Fahrzeuge

Fahrzeugzustand dokumentieren und Fotoanlage erstellen

So erfasst du Zustands- und Mangelpunkte, verknüpfst Beweisfotos und erzeugst eine feste private Zustands-PDF.

Fahrzeugakte in der bereinigten AutohausPilot Staging-Demo als Ausgangspunkt für Zustandsangaben und Fahrzeugfotos.
Bereinigte Staging-Demo: Zustandsangaben, Beweisfotos und erzeugte Anlagen bleiben bei der Fahrzeugakte.

Kurzantwort

In der Fahrzeugakte erfasst du konkrete Zustands-, Schaden- und Beschaffenheitspunkte und verknüpfst sie mit passenden Fahrzeugfotos. Über Zustands-PDF erzeugst du daraus eine feste private Zustands- und Fotoanlage. Diese Fassung bleibt unverändert, besitzt eine eigene Referenz und kann bewusst per E-Mail versendet oder in einen Verkaufsvertragsentwurf einbezogen werden.

1. Beweisfotos vorbereiten

  1. Öffne das Fahrzeug und den Bereich Fotos.
  2. Lade die benötigten Aufnahmen hoch.
  3. Ergänze bei wichtigen Nachweisfotos eine verständliche Bildunterschrift.
  4. Prüfe bei Bedarf Kategorie, Aufnahmedatum und aufnehmende Person.
  5. Verwende nur Bilder, die wirklich zu diesem Fahrzeug gehören.

Eine Bezeichnung wie „Kratzer Stoßfänger vorne rechts“ ist später hilfreicher als ein unveränderter Kameradateiname.

2. Zustand oder Mangel erfassen

  1. Öffne in der Fahrzeugakte Zustand & Mängel.
  2. Wähle Zustand / Mangel erfassen.
  3. Benenne den Bereich am Fahrzeug eindeutig.
  4. Beschreibe den Zustand, Schaden oder die vereinbarungsrelevante Beschaffenheit konkret.
  5. Setze Schweregrad, Status und Beobachtungsdatum passend.
  6. Ordne die Beweisfotos zu, auf denen der Punkt erkennbar ist.
  7. Speichere und prüfe den Eintrag in der Fahrzeugakte.

3. Feste Zustands-PDF erzeugen

  1. Prüfe zuerst alle Zustandspunkte und Fotos.
  2. Wähle oben in der Fahrzeugakte Zustands-PDF.
  3. Wähle den passenden Käufer und bei Bedarf einen vorhandenen Vertragsentwurf.
  4. Setze Prüf- und Dokumentationsdatum korrekt.
  5. Wähle die Zustandspunkte und Fotos aus, die in diese Fassung gehören.
  6. Erzeuge die Anlage und öffne sie zur Kontrolle.

AutohausPilot speichert die erzeugte PDF privat mit einer Referenz, einem festen Datenstand und einer Prüfsumme. Spätere Änderungen an Fahrzeug, Fotos oder Zustandspunkten verändern eine bereits erzeugte Anlage nicht. Wenn sich der Inhalt ändert, erstellst du eine neue Fassung.

Optional vorab senden

In Zustands- und Fotoanlagen kannst du eine erzeugte Fassung bewusst per E-Mail senden. Prüfe Mailkonto, Empfänger, Betreff und Nachricht vor dem Versand. AutohausPilot verwendet die bereits archivierte PDF und hält den Versand als Kommunikationseintrag fest.

Bezug zum Verkaufsvertrag

Ein Verkaufsvertragsentwurf kann eine konkrete Zustandsanlage referenzieren. Die Auswahl Zustandsanlage in den Vertrag aufnehmen und eine mögliche Vereinbarung zur Verjährungsfrist sind getrennte, bewusste Entscheidungen. Prüfe die konkrete Vertragsgestaltung und den Zeitpunkt der Kundeninformation fachlich beziehungsweise rechtlich; die Dokumentation ersetzt keine Begutachtung oder Rechtsberatung.

Wenn es nicht klappt